Salut Cibinong; Melayani Tiada Henti
Sentra Layanan UT (Salut) diluncurkan pertama kali pada 3 Maret 2015 di Cirebon, sekaligus meresmikan pula dua Salut lainnya yakni Salut Rangkas Bitung, dan Salut Bogor (Cibinong). Sebelum didirikan Salut, UT ditopang dengan keberadaan Pokjar atau Kelompok Belajar yang jumlahnya mencapai ratusan di seluruh Indonesia.
Pendirian Salut untuk mendekatkan dan memudahkan layanan pendidikan UT bagi mahasiswa, calon mahasiswa atau masyarakat terkait dengan informasi ke-UT-an, registrasi, perolehan bahan ajar, pembelajaran dan kegiatan lainnya. Selain itu, Salut meningkatkan penyediaan fasilitas yang dapat memudahkan perolehan akses dan pemerataan pendidikan tinggi serta peningkatan kualitas SDM Indonesia, sesuai dengan motto UT "Making Higher Education Open to All".
Itu sebabnya, ketersediaan infrastruktur, keterjangkauan pemilikan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), tingkat literasi TIK masyarakat dan kultur belajar, di samping jarak domisili mahasiswa ke kantor UPBJJ-UT, merupakan tantangan yang harus dipecahkan secara sistematik dan sistemik.
 |
| @ krisman purwoko |
Menurut Sjaiful Munir, Staf Ahli Bidang Pemasaran UT, dengan adanya Salut, masyarakat pun bisa lebih mudah untuk mendaftarkan diri di Kampus UT karena bisa melalui Salut terdekat. "Itu akan memudahkan mereka, jadi tidak usah datang ke kantor UPBJJ, bisa langsung daftar Salut di daerahnya," tuturnya.
Keberadaan Salut, ujar Sjaiful Munir, diharapkan akan memperkokoh layanan dan fleksibilitas UT sebagai PTN dengan sistem Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ), yang memungkinkan semua WNI dimana pun mereka berada dapat mengakses layanan pendidikan tinggi UT tanpa terkendala jarak dan waktu.
Sejak tiga Salut yang didirikan pada 2015, diharapkan pada 2020 bisa mencapai 150 Salut, sebuah capaian yang bisa jadi tidak mudah. Selama dua tahun sejak didirikan, jumlah mahasiswa UT yang bergabung di Salut Cibinong cuma 40 orang. Apalagi pula, Salut Cibinong dibentuk bukan dari pengalaman sebagai pengelola Pokjar yang sudah berdiri puluhan tahun misalnya.
"Saat awal memang kami sedang mencari pola, kami bukan sekadar melakukan pekerjaan administrasi. Kami harus melakukan hal-hal tentang ke-UT-an dari A sampai Z," kata Rudi Syahripudin S.Kom, staf operasional Salut Cibinong.
 | |
|
Menurut Rudi, selama dua tahun akhirnya ditemukan pola, sistem, dan SOP dalam melayani mahasiswa dan calon mahasiswa. Sistem ini yang jadi pegangan 10 karyawan dalam setiap geraknya. "Yang mesti dipahami oleh karyawan adalah soal tugas, tugas mereka cuma satu yakni melayani sebaik mungkin, profesional. Itu saja. Semua karyawan di sini selain punya job desk, mereka multi tasking, namun tidak semua dikerjakan," imbuh Rudi.
Nona Yulia, staf Salut Cibinong, mengaku tak terlalu kerepotan ketika memulai bekerja hampir lima tahun lalu. Dia bilang,"Saya lulusan SMK diberi tanggung jawab jadi semacam marketing untuk melakukan sosprom. Saya (juga teman lainnya) diminta presentasi soal product knowledge UT, jika ada kekurangan langsung dikoreksi saat itu juga. Jadi ketika terjun melakukan Sosprom baik di instansi pemerintah, sekolah, atau mall, pede saja."
Selain itu, kantor juga fleksibel soal busana yang dikenakan, baik ketika di tempat kerja maupun ketika melakukan sosprom. Setiap karyawan dibebaskan untuk berbusana kasual, bahkan dibebaskan untuk menggunakan bahasa gaul ketika sedang melakukan presentasi dihadapan para siswa misalnya. "Ya, kami fleksibel soal penampilan dan bebahasa. Mengapa demikian? karena mayoritas yang kita sasar adalah kaum milenial,"kata Rudi kemudian.
Boleh jadi, fleksibilitas dan kelenturan ini (selain sistem dan SOP yang baku), yang mendongkrak jumlah mahasiswa yang bergabung di Salut Cibinong. Lompatannya sangat mencengangkan, di tahun ketiga operasional jumlah mahasiswa dari 40 menjadi 500-an orang. Dan sekarang mereka mengelola 1.400 mahasiswa. "Sekitar 70 persennya mahasiswa milenial," ujar Rudi tersenyum. Dengan sistem dan SOP yang dipunyai, mereka kini sudah ada lima Salut yang bernaung di dalam satu payung.
Mahasiswa UT di Salut Cibinong pun amat beragam, dari tukang tahu keliling, siswa SLTA yang baru lulus, karyawan, artis Novi Herlina (penyanyi kelompok Cherrybelle), artis sinetron anak lelaki Gusti Randa, hingga salah seorang direktur BUMN di PT RNI.
Itu sebabnya, sebagai wujud apresiasi kepada karyawan atas prestasi dan dedikasi, mereka berhak memperoleh bea siswa dengan IPK bervariasi mulai dari IPK 2,0. Tak terkecuali Nona Yulia karyawannya.
Saat pertama masuk kerja, Nona bilang, ia langsung mendaftar jadi mahasiswa. Mengapa? Karena saking mudah syaratnya dan tidak ribet. Tahun berikutnya, dinilai berprestasi karena IPK bagus, ia kemudian mendapat bea siswa dari Salut Cibinong.
"Memang tidak full karena besaran bea siswa berjenjang dari IPK minimal 2,0 hingga di atasnya. Tapi tetap senang, sudah bekerja di sini dapat bea siswa pula. Insya Allah tahun depan bisa selesai kuliahnya," tutur mahasiswi Sastra Inggris itu tersenyum. "Syukur-syukur kantor bisa memberikan bea siswa untuk melanjutkan S2 di UI, misalnya," tutur Rudi menimpali.
Untuk merawat layanan yang baik kepada sekitar 1400-an mahasiswa, seluruh karyawan Salut Cibinong, wajib ikut di dalam grup Whatsapp (ada 12 grup) di semua angkatan. Setiap dua karyawan bisa ikut di tiga grup.
“Hingga tengah malam karyawan bisa melayani pertanyaan mahasiswa. Kelihatannya repot, padahal tidak. Kecuali di tahun-tahun awal saja repot mengenali masalah. Sekarang, kita sudah khatam-lah ibaratnya, masalahnya itu-itu saja. Interaksinya paling di saat padat saja, seperti pada Maret hingga Mei,” kata Rudi.
Sebenarnya, Rudi mengakui, jika mahasiswa semuanya mengunduh aplikasi telegram, cuma butuh satu grup saja karena bisa memuat ribuan anggota, sementara Whatsapp satu grup cuma dibatasi 256 anggota.
Tahun ini pun Salut Cibinong telah menambah jaringan komputer sebanyak delapan, selain 20 jaringan komputer yang menjadi prasyarat minimal pendirian Salut. (Krisman Purwoko)
 | |
|
SALUT menyediakan bermacam layanan UT sebagai berikut:
Layanan informasi ke-UT-an
Layanan administrasi akademik:
ü Registrasi, baik offline maupun online
ü Cetak nilai mata kuliah dan Lembar Kemajuan Akademik Mahasiswa (LKAM)
ü Fasilitasi penyelesaian masalah administrasi akademik
Layanan kegiatan akademik
ü Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB)
ü Pelatihan keterampilan belajar mandiri
ü Pelatihan pengoperasian dan pemanfaat komputer dan internet untuk mengakses sumber dan bahan ajar, serta kegiatan belajar yang tersedia secara online
ü Penyelenggaraan tutorial dan bimbingan, baik tatap muka, online, maupun berbasis web
ü Konseling online
ü Penyelenggaraan ujian online
ü Fasilitasi unggah karya ilmiah (karil)
Layanan pendukung
ü Pengambilan katalog UT
ü Fasilitasi pemesanan dan pengambilan bahan ajar
ü Fasilitasi interaksi antar mahasiswa atau mahasiswa dengan UT melalui berbagai modus, termasuk video conference
Tidak ada komentar